从一份空白的Excel表格,做一张应收账款底稿出来
- 2026-11-09 20:34:09
从一份空白的Excel表格,做一张应收账款底稿出来效率，一直是困扰了许多人许多年的问题。 在这些年里，也有许多审计前辈提出过这如“钱学森之问”一般的疑问： 我们已经有了很多工具，为什么审计效率一直上不去？想着是从从容容、游刃有余的年审，但最终却总是变得匆匆忙忙、连滚带爬？ 今天，这篇文章就尝试来回答一下这个问题。 当然，首先在客观上，大部分审计员面临的工作向来都是只增不减，今年的工作难度或工作量只会比去年增加，这个是客观情况，不以审计员的个人意志为转移，所以咱不细谈这个，不利于团结的话要少说。 我们主要来聊聊主观能动性上的问题，如何在个人层面去提高效率？ 下面，我就以一个审计中登的视角来说一下我的看法，并说一个实际例子，从新建一张空白的Excel表格开始，制作一张应收账款底稿。 如果你是刚入行，下面的内容也许会你对有一些帮助。 一、影响效率的元凶 影响效率的元凶，我认为是两个，一是数据结构设计，二是数据处理。 尝试做一个帮AI提高审计效率的skill在这一篇文章里，我把它称为了审计的“时间复杂度”。 1. 数据结构设计 什么是数据结构设计？比如说，我抛给你一个问题：帮我算一下本期的应收账款坏账。 那你就得进行数据结构设计，你的大脑里是否就涌现出了一个类似这样的数据结构： 
其实，数据结构就像厨师炒菜一样： 你也可以从"函数"的视角来理解，有输入，有函数体，有输出。 所以，第一个效率问题：当我要实现某个审计程序时，我的大脑能否马上涌现出对应的数据结构？以及这样的数据结构设计效率如何？ 2. 数据处理 这个也很好理解，最典型的，就是eyelookup和VLOOKUP的差别。 我要处理一个数据匹配问题，用肉眼，eyelookup一个个去看，看一个下午，而如果用VLOOKUP匹配，可以快速地解决。 实际上，这就是工具上的使用，eyelookup和VLOOKUP都是工具，工具可以分为人力、程序、AI。 这就是第二个效率问题，当我要实现某个审计程序时，是否有快速的工具帮助实现？ 3. 数据结构设计与数据处理 这两个问题，我认为是有主次的，数据结构设计为主，数据处理为次。 如果数据结构设计都是不合理的，或者是设计不出来，那数据处理就会走歪路。 从实践上看也是这样的，我们审计行业的一些老同志，会用的工具很少，甚至Excel都用得不太利索，但到数据结构设计，他们的响应速度是非常快的，基本是灵光一闪，数据结构在他们的脑子里打印出来了。 二、应收账款底稿设计 下面，我就以一份应收账款底稿来举例，看一下要如何给一张审计底稿做数据结构设计。 我们直接新建一张空的Excel表格： 
当然，在现在这个年代，肯定是没有做底稿从空白Excel表开始做的，这里我并非是重复造轮子，只是在演示轮子的生产过程，诠释数据结构设计的理念。 （一）底稿的目的 在做底稿之前，先认识一个问题，这份底稿的目的是什么？ 我只用3个字来概括：查清楚。没有别的，就是把这个事情查清楚。 有了这个目的，我们可以扔掉一切现有的模板，我们只呈现一个结果，我们要把应收账款查清楚，仅此而已。 在我早期的这一篇文章里，也有对这个理念进行过介绍：如何制作一张审计底稿？ 我将其浓缩成几句话： 为什么我们现有的底稿里，会自带一堆表格，我们只需要往表格里填数据就行？因为这些表格就是对7大程序的“封装”，它让我们不再需要自己去设计程序，而是它已经封装好了可以直接用。 比如，营业收入底稿里的月度分析、产品分析、客户分析，那就是分析程序；细节测试，就是检查程序。 就像是你下载一个应用软件，不需要去懂它的源码，而是直接用图形化界面。 如果你陷入了迷茫，不知道自己要做什么，只需要去回想这个问题：“我要怎么把这件事查清楚”，思绪就会回到正轨上来。 另外，这还有一个普遍性与特殊性的问题，为什么大部分审计底稿模板是通用的？ 比如营业收入底稿，我们就是可以放一些固定的分析程序模板，做A公司用这个模板，做B公司也用这个模板，因为问题是普遍的。 同时，问题又是特殊的，每个公司总有其区别于其他公司的问题，在这时，通用的审计模板又可能需要进行微调或者大改。 所以，在我看来，审计底稿里的模板并不是神圣的、固有的，不合理不适用的表格或者字段我通常会直接删掉，有时候也会大刀阔斧地修改。 （二）总-分-总的结构设计 在聊完理念后，我们开始正式的底稿设计。 将一张空白的Excel表格设计为底稿，我们遵循总-分-总的结构设计。 1. 总 我们的目的，确认应收账款有没有多记、有没有少记，记得对不对。 为了实现这个目的，我们有哪些手段可以施展？ 我们有6个手段可以施展，重新执行是直接重走整个流程，不适用。 我们组合着来做： 我们开始一顿思考，就可以建出这一些表格： 
这些表格目前也都是空的，后面我们再来继续设计。 2. 分 设计好初始的sheet之后，我们再到每一个sheet里，看一下具体应该怎么进行数据结构设计。 在“分”这里，我们来回答两个问题： 第一个问题，对应了数据结构设计，第二个问题，对应了数据处理工具。 2.1 应收账款明细表 - 它需要哪些字段？ 
这对吗？这不对，还漏了很多，币种，账龄，审计调整，我们再来完善： 
这个明细表要素差不多了。 - 这些字段应该如何填？ 获取被审计单位提供的应收账款明细表，直接ctrl+c，ctrl+v，Excel函数处理等等。 2.2 审计调整明细表 - 它需要哪些字段？ 
- 这些字段应该如何填？ 我们要把审计调整过入到明细表里，我们在明细表里有个“序号列”，这个序号就相当于给每个客户+币种+款项性质分配了一个独立的索引ID，比如我们有个调整事项，是“A客户+美元+模具”，那我们直接填它所在的序号。 这样审计调整就可以过入到对应的序号里。 2.3 借贷方分析 - 它需要哪些字段？ 
我们再加个check，把合计金额跟明细表里的借方发生额和贷方发生额做个减法，证明我们这个借贷方分析的发生额是完整的。 - 这些字段应该如何填？ 对方科目分析的数据处理怎么办？这时候就可以使用工具了，目前很多工具都可以完成对方科目分析。 我之前也有分享一个对方科目分析的算法：开始烧脑，对方科目分析算法2.0分享 2.4 客户背景调查 - 它需要哪些字段？ 
此外，我们不需要对所有客户都进行背景调查，只需要抽取一些大客户。我们抽取检查的比例，检查结果如何，可以在下面写个审计说明。 - 这些字段应该如何填？ 用天眼查等工具获取公开工商信息（但据说这些工具不太受认可，对此不作评价） 2.5 余额变动分析 - 它需要哪些字段？ 
- 这些字段应该如何填？ 用Excel函数取明细表里内容 2.6 周转率分析 - 它需要哪些字段？ 
- 这些字段应该如何填？ 用Excel函数取明细表的内容、销售清单的内容 信用期分析里，比如信用期为3个月，则把10-12月的销售收入加一起，如果为1个月，则加12月的销售收入。 另外，我之前也有写过一篇关于周转率分析的文章：应收账款周转率计算拆解 后面的表咱就不一一写了，再写内容就太长，大伙也看得审美疲劳。 反正理念就是两个： 3. 总 在总-分之后，我们再次回到总的视角。 这次，我们的视角是总体的、动态的。 比如说，我们发现一个客户余额变动就是异常的、周转率就是异常的，那我们可能对这个客户加强背景调查，即便它没达到函证抽样的金额标准，也把它纳入到函证范围里，等等。 如此经过一套总-分-总的设计，我们就把在一份空的Excel表格上，手搓了一份应收账款底稿。 三、最后 在应收账款底稿设计的例子里，我并未仔细去说每个字段该如何设计，这一篇文章，更像是一篇方法论，而非经验总结。 即，文章的目的并不是教如何做应收账款底稿，而是以应收账款底稿为例，从0实现对审计底稿的搭建。 这更像是一篇内功心法，而非武功秘籍。 每个字段该如何设计，我们不需要死记硬背，而是基于最朴素的逻辑进行设计就好。 只要是符合逻辑的、能让人看得清晰的，那这个字段设计就是没有问题的。 最后，再总结一下这一份内功心法，它将审计拆分为了三层：
你所准备的食材：=你要设计哪些字段 你要怎么炒？爆炒还是清蒸：=你要对这些字段干嘛，求和还是相乘还是匹配，还是放入什么样的Excel公式 你要呈现的菜品：=你要呈现坏账准备的结果
底稿的目的是什么：查清楚 怎么样才算查清楚：符合6大认定（有没有记多记少、记得对不对） 如何去查清楚：7大程序（检查、观察、询问等）
询问：✅️检查：✅️观察：✅️分析程序：✅️函证：✅️重新计算：✅️重新执行：❌️
询问+检查+观察：- 账面应收账款有多少？- 账面应收账款都核算了些什么？- 主要跟哪些客户进行交易？这些客户的背景？交易内容是什么？- 这些应收账款期后回款怎么样？分析程序：- 本期应收账款余额有什么变动？- 应收账款周转率有什么变动？函证：- 对一些客户进行函证重新计算：- 坏账计算得对不对？重新计算一下
它需要哪些字段？ 这些字段应该如何填？
数据结构设计：需要哪些字段 数据处理：这些字段应该如何填
总体在于：我们设计的这些表格，是否足以达成我们查清楚的目的？ 动态在于：如果在做某个表格时，发现了问题，对后续审计程序有什么影响？
底层：世界观，审计就是查清楚 中层：基于世界观，为了查清楚，应该怎么设计数据结构？ 上层：设计数据结构后，要用什么工具，怎么进行数据处理？
所以，下次年审，当你面对一堆数据毫无思路、甚至感到迷茫时，不妨先停下来，问自己一句：我要怎么，把它查清楚？
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