告别小白,每天5分钟!Excel基础练习30天打卡计划(第12天)

哈喽，小伙伴们，第十二天啦！👋

昨天我们解决了打印的问题。今天我们来学习两个非常实用的数据分析功能：高级筛选和分类汇总。

普通筛选你已经会了，但高级筛选可以实现更复杂的条件组合，比如“销售额>100且产品是笔记本，或者销售额>200且产品是中性笔”这样的多条件“或”关系。而分类汇总则可以一键按类别自动计算小计和总计，非常适合快速制作统计报表。

📅 练习背景设定

继续使用 “销售练习-我的名字.xlsx” 文件，以“1月销售记录”工作表为基础。为了练习效果，请确保数据至少有20行以上，包含多种产品名称和不同的销售额。

✍️ 今日练习题目（第12天）

核心技能：高级筛选（条件区域设置、提取到其他位置）、分类汇总（创建、分级显示、删除）。

第一部分：高级筛选——复杂条件筛选

普通筛选只能对每一列设置一个条件，且多个条件是“与”关系（同时满足）。高级筛选可以设置多个条件，并支持“或”关系。

场景1：筛选出“笔记本”或“中性笔”的销售记录

1. 准备条件区域：

• 在空白区域（比如H1:I3）输入条件。注意：条件区域必须包含列标题，且列标题要与数据源完全一致。

• 在H1输入 “产品名称”（与数据源C列标题一致），H2输入 “笔记本”。

• 在I1也输入 “产品名称”（注意不要省略），I3输入 “中性笔”。

• 这样设置表示“产品名称等于笔记本 或 产品名称等于中性笔”（因为条件在同一行表示“与”，在不同行表示“或”）。

2. 执行高级筛选：

• “列表区域”：自动选中了数据源区域（确认范围正确）。

• “条件区域”：选中刚刚设置的H1:I3区域（包含标题）。

• 选择“在原有区域显示筛选结果”（默认）或“将筛选结果复制到其他位置”。

• 点击数据源区域任意单元格。

• 点击 “数据” 选项卡 → “排序和筛选”组 → “高级”。

• 在弹出的对话框中：

• 点击“确定”。结果只显示笔记本和中性笔的记录。

  
  

3. 清除高级筛选：点击“数据”选项卡 → “清除”按钮（或按Alt+A+C）。

场景2：筛选出“销售额大于500”且“销售数量大于50”的记录（与关系）

1. 条件区域：

• 在H1输入 “销售额”，I1输入 “销售数量”。

• 在H2输入 >500，I2输入 >50（同一行表示“与”关系）。

2. 执行高级筛选，结果同时满足两个条件的记录。

场景3：筛选出“销售额大于500”或“销售数量大于100”的记录（或关系）

1. 条件区域：

• 在H1输入 “销售额”，H2输入 >500。

• 在I1输入 “销售数量”，I3输入 >100（注意：这里H1和I1是两个不同的行，在不同行表示“或”关系。需要放在两行）。

2. 执行高级筛选，结果满足任一条件的记录。

场景4：使用公式作为条件（提取高于平均销售额的记录）

高级筛选还支持用公式作为条件，公式条件区域的列标题必须为空或与数据源不同。

1. 条件区域：

• 在H1输入 “条件”（任意文字，不要与数据源标题重复）。

• 在H2输入公式：=F2>AVERAGE($F$2:$F$100)（假设F2是第一个销售额单元格）。

2. 执行高级筛选，结果只显示销售额高于平均值的记录。

第二部分：分类汇总——一键生成统计报表

分类汇总可以快速对数据按某一字段进行分类，并计算每类的汇总值（求和、平均值等），同时生成分级显示，非常直观。

场景5：按产品名称统计总销售额和总数量

1. 准备工作：

• 分类汇总前，必须先对分类字段进行排序。因为Excel会按排序后的顺序分组汇总。

• 选中C列（产品名称）任意单元格，点击 “数据” → “升序” 排序。确保同一产品的记录排在一起。

2. 创建分类汇总：

• “分类字段”：选择 “产品名称”（我们要按产品分类）。

• “汇总方式”：选择 “求和”（也可以是平均值、计数等）。

• “选定汇总项”：勾选 “销售数量” 和 “销售额”。

• 可选：勾选“每组数据分页”可以让每个产品单独打印在一页上。

• 点击“确定”。

• 选中数据源任意单元格（或全选数据区域）。

• 点击 “数据” 选项卡 → “分级显示”组 → “分类汇总”。

• 在弹出的对话框中：

3. 查看效果：

• 表格自动在每个产品组的下方插入一行“产品名称 汇总”，显示该产品的销售数量总和与销售额总和。

• 表格左侧会出现分级显示按钮（1、2、3）。点击 “2” 可以只显示汇总行，隐藏明细；点击 “3” 显示所有数据；点击 “1” 显示总计。

场景6：添加多个汇总项（先按产品汇总数量，再按产品汇总平均值）

分类汇总可以嵌套。比如先按产品汇总销售数量总和，再按产品汇总销售额平均值。

1. 第一次汇总：按上述步骤，汇总方式选“求和”，汇总项选“销售数量”。

2. 第二次汇总：再次点击“分类汇总”：

• “分类字段”仍然是“产品名称”。

• “汇总方式”改为 “平均值”。

• “选定汇总项”勾选 “销售额”。

• 关键：取消勾选 “替换当前分类汇总”（否则会覆盖第一次汇总）。

• 点击“确定”。

3. 现在每个产品组下面有两行汇总：一行销售数量总和，一行销售额平均值。

场景7：删除分类汇总

1. 点击数据源任意单元格。

2. “数据” → “分类汇总”。

3. 点击对话框左下角的 “全部删除” 按钮。

   

第三部分：分级显示的高级应用

分类汇总自动生成的分级显示，也可以手动创建，用于自定义的分组。

1. 手动创建组：

• 选中要分组的行（比如第4-10行）。

• 点击 “数据” → “分级显示”组 → “组合” → “组合”。

• 左侧会出现分级线，可以展开折叠。

  

2. 清除分级：

• 点击“组合”旁边的 “取消组合”。

今日小贴士

• 高级筛选的条件区域注意：条件区域的列标题必须和数据源完全一致（包括空格）。公式条件区域的列标题不能与数据源重复。

• 高级筛选后恢复：如果选择“在原有区域显示筛选结果”，要清除筛选结果，可以点击“数据”选项卡的“清除”按钮，或者按Alt+A+C。

• 分类汇总前必须排序：如果不对分类字段排序，同一产品的记录可能分散在不同组，汇总结果会错误。

• 分类汇总与数据透视表：分类汇总适合一次性快速制作带小计的报表，但数据透视表更灵活（可以随时改变汇总字段）。两者各有优势。

• 分级显示快捷键：按数字键1、2、3可以快速切换显示级别。

恭喜你！今天你学会了高级筛选和分类汇总，数据处理的灵活性大大增强。高级筛选让你能构建复杂条件，分类汇总让你能一键生成专业的统计报表。

明天预告：常用函数进阶（IF、VLOOKUP等）。我们将学习Excel最经典、最实用的函数，让数据处理自动化程度再提升一个台阶！

记得保存文件，我们明天见！有问题评论区留言~ 👋

加群领取今日练习文件