破局Excel预算:1键自动化,解放财务部

在从事咨询工作之前，我曾在一家民营企业工作过：初到这家公司，我发现所有的报表都是手工完成的，而且工作量巨大的预算任务也是依靠“复制+粘贴”（八爪鱼）。处理一次数据往往需要1~2个小时的时间，而最令财务人员“崩溃”的是老板“随便”调整某一个指标，比如1元销售费用率。因为任何一个指标的调整，都需要重新处理一遍数据。。。

可想而知，财务部被这些工作压得喘不过气，根本没有时间去做更高价值的财务分析。

      所以，在年度预算工作开始前的一个月，我着手设计了一套数据处理自动化的流程，并实现点击1个按钮就可以实现预算数据的整合、预实对比、分析等非常复杂的工作。

以下是实战过程：

首先，谁是客户？客户的需求是什么？

所有跟预算工作相关的人员都是客户，包括部门经理、财务、管理层以及总部（集团公司）。他们的需求是什么？

这家公司的预算流程？

     每家公司的预算流程都有自己的特点，同时也是共通的。我整理了这家公司的预算流程（可略过文字描述，直接看下面的流程图）：

1、销售管理部门提供下个年度的销量预测；

2、同时，财务部门设计预算模板、收集本年度实际发生的财务数据（供运营部门参考），并将这些数据整合到模板里（每一个成本中心都有一个对应的Excel文件）,然后将模板一个个的发送给每一个成本中心负责人；

3、成本中心负责人填写可以控制的费用预算，然后将填好数字的模板发回给财务部，并将人员招募计划发送给人事部，固定资产购买计划发送给财务部；

4、人事部计算每个成本中心的工资福利等预算，并将结果发送给财务部；

5、财务部根据固定资产购买计划计算折旧；

6、财务部整合所有的费用预算，开始计算分摊数据（主要是按人头和面积将一些成本中心的费用分摊到其它成本中心去）；

7、财务部出具汇总报告，用生产单个产品耗用的成本(单位成本) 作为KPI

8、待总部批准后，上传数据到总部预算系统

哪些工作可以自动化？哪些工作需要改进？

对每一项工作进行具体分析：

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行动方案

第一步，设计用户填写的预算模板，至少包含三个表：汇总、用户输入、原始数据。在“用户输入”表里，要定义好数据库抓取数据时引用的表格范围；

第二步，搭建一个数据库，数据表要包含最基本的数据：成本中心代码、会计科目、一个财年里每个月的预算数。将当前财年实际发生的财务数据先上传到这个数据表里。我使用了最简单的ACCESS数据库。

第三步，生成每个成本中心的模板：这一步用Excel VBA完成，按照一个成本中心清单，从ACCESS抓取对应的成本中心数据，分别生成一个一个的模板文件。

第四步，将模板分发给成本中心负责人：这一步也用Excel VBA来调用outlook,自动将文件贴在邮件里并发送给对应的人。

第五步，收集预算模板，并将数据上传至数据库：使用Access来抓取之前定义好的Excel区域的数据，并导入至Access数据表里。

第六步，计算分摊数据，并将计算结果上传至数据库：在现有的Excel模板基础上，加两个button,第一个Button用VBA抓取Access里的数据，计算完成后，点击第二个Button,用VBA将数据上传至Access.

第七步，在设计好的汇总报告模板里，用VBA抓取Access里对应成本中心的数据，成本中心清单可以自定义，既需要抓取哪个，只需要填写一个清单即可。

我是王安

某咨询公司数字化技术中心总经理。

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