PPT制作的法则和快捷键

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近日笔者读完了陈魁编著、2009年出版的《PPT演义 100%幻灯片设计密码》。这本工具书的教程立足于微软PowerPoint 2007，已经是接近20年前的软件版本了，有一些谈到的功能已不存在或被合并。但笔者认为书中绝大部分内容至今仍十分有用，特别是制作PPT时应注意的法则和可以加快制作速度的快捷键。笔者把它们总结出来，以备今后参考和使用。

1. 将文字尽可能转化为可视化场景（图表、图片、动画、声音等）

2. 注重简短，不让观众有时间打哈欠

3. 构建架构导航（标准/网页/同步/图表/场景/图画），防止观众迷失思路

4. 加强形式设计，避免简单排版

5. 使用合适的动画（片头/逻辑/强调/片尾/情景）增强表现效果

6. 用图表替代表格和纯文字

7. 基于观众类型、演讲目的（工作报告/企业宣传/项目宣讲/培训课件/咨询方案/婚庆礼仪/竞聘演说/休闲娱乐）、演讲环境（电脑/会场/剧院）进行策划，让演示“像电影一样精彩、像小品一样简短”

8. 重视演示效果

9. 合理加入声音，增强画面冲击感

以上这9个思维法则不能生搬硬套，要因地制宜、以观众为本设计PPT。法则中提到的图文、图表、动画、声音在书中分别有单独的章节详细介绍和教学。

上一部分提到了“形式”“表现效果”“演示效果”“画面冲击感”这些与“美”相关的元素。笔者在书中也学到了以下美化PPT的法则：

1. 每页PPT只需要突出1个中心点，可以通过集中相似内容、删减非必要图文、凸显主角这些方式实现

2. 使用合适的对齐方式（左/右/中/顶/底/一体/分页）让PPT整齐划一

3. 讲求文字、色彩、质感的一致性，以达到画面统一

4. 灵活使用配色功能

5. 保持三组对象的高对比度：内容与背景、文字与图标、不同内容之间

6. 通过参考线、三分法则、改变重心、去分主次的方法让PPT画面看着稳定均衡

7. 平衡版面率、图版率、视觉度，让PPT协调搭配

8. 当制作水平较高时，破除条条框框、发挥创意会给PPT带来不一样的美

鼠标点选比快捷键慢，影响制作效率。笔者把书中提到的快捷键也总结出来了：

1. 新增页：点击某一页下方空白处后点击enter

2. 改变字号大小：ctrl + [ 或者 ]

3. 复制图形：ctrl + d 或者ctrl + 拉动图形

4. 组合图形：ctrl + g

5. 参考线：alt + f9

6. 放映PPT：shift + f5

7. 画笔：ctrl + p （按e清除画笔的标记）