【笔记】Excel数据分析
- 2026-04-11 23:43:33
excel 要用两条腿走路，一个是技术，另一个是思路。
制表思路至关重要
按位置选
(1) 鼠标
(2) 键盘快捷键 CTRL+shift+方向键（作用是以一个单元格为起点，然后选中箭头指向的所有连续区域）
① 如果遇到空单元格，只要多按一次方向键就可以了② 按 shift+方向键对选好的数据微调（进行加减行列）③ 按 CTRL+方向键直接跳转到活动单元格的数据边线
(3) 键鼠联盟，CTRL+鼠标点击（选中不连续的单元格）
开始单元格 shift+结束单元格（选中连续的单元格）
(4) 地址篇，在名称框里输入 A53 或 W87：A43 就可以直接到达或选中区域了
按特征选（定位功能 CTRL+G）
比如选中所有公式
移动-剪切粘贴，多按个 shift 键，适用于行、列、单元格（一个或一群单元格）。(1) 先选中，移到边缘，变成四向箭头时，按住 shift，移到你想放的位置边缘，当出现绿色的 T 字型就可以松手了。
移动-复制粘贴，按 CTRL+shift 键，适用于行、列、单元格（一个或一群单元格）。(1) 先选中，移到边缘，变成四向箭头时，按住 CTRL+shift，箭头边缘会多了个加号，然后移到你想放的位置边缘，当出现绿色的 T 字型就可以松手了。
右键转移法，选中要操作的数据，移到边缘，变成四向箭头时按住右键，拖到你想去的地方，松开鼠标，选择你想要的操作。
工作组，是几个工作表合成一起形成工作组。(1) 工作表的切换：CTRL+pageup/pagedown(2) 在工作表之间切换，按住 CTRL 不放，再按 pagedown 逐个向右切换工作表。(3) 同时多按个 shift 键，同时选中多个工作表。选中的工作表会变成浅灰色，这就是一个工作组。好处是：对任意一张表的操作同时体现在其他表上。tips：在对多表格批量修改时非常有用，可以一次性完成。
拖拉填充
(1) 数字篇① 拖拉填数，如果需要间隔数字，找填充的序列进行设置② 填两个数，选中拖拉(2) 日期篇拖拉右键以工作日填充(3) 公式篇公式：text（日期列，“星期 aaa”）(4) 文本篇编辑自定义序列
双击填充（牛）
(1) 需要前两行数据，这样双击就可以自动识别规律；(2) 双击后向左边看齐，右边没有数据无法填充（把左边空行删除）。(3) 双击填充默认填充序列
CTRL+enter 在选中单元格插入相同内容
所有空白格都填入相同文本。选中数字区域，定位条件，空值，然后再编辑栏填入文本，最后按住 CTRL+enter 键即可。
基本操作
(1) 数据条(2) 选中数据，条件格式-数据条，排序数据条，压住数字问题；改变方向。
数据排名篇
套用表格格式(1) 选中数据-项目选取规则(2) 数值分布，条件格式-图标集(3) 查找重复值(4) 如何取消条件格式-清除规则即可。(5) 快速借鉴条件格式-格式刷
保持原样
列宽篇选中数据行，复制，粘贴数据列-保留原列宽
只要结果
值粘贴篇(1) 数值(2) 加上数字格式%(3) 单元格格式
旋转 90 度
转置篇-旋转 90°转置粘贴
调整行高和列宽
点左上角黑色小三角，选中后放在列或行的边缘双击即可
excel 自带图标模板
数据对比时用柱形图，条形图（名称太长用）(1) 雷达图（从宏观角度体现数据对比）(2) 波动规律用折线(3) 成分分析用饼图
作图
(1)选图（不选大标题，只选表格区域）(2) 选样式(3) 选颜色
其它
图表区，绘图区，数据序列，双击绘图区，可以对图表数据添加或删去。迷你图
如何关联
链接对象，选择性粘贴-粘贴链接-工作表对象，建立链接关系，后续刷新数据即可。(1) 双击链接对象即可回到数据源表进行修改。(2) 如何更新
如何更新
右键更新链接
注意事项
(1) 源文件不能修改文件名，或者换地方存放都会导致链接断掉。(2) 只要粘贴时选带有链接数据的都可以刷新数据。(3) 链接对象是数据和格式打包(4) 链接数据是只有数据
第三方插件：E 灵，方方格子，慧办公
纸张，照片，PDF 这类不可编辑表格
用 ocr 识别软件
文本文件的数据
两种形式：csv 文件（另存为 excel 再修改），带分割标记的文本文件（导入然后分列）
网页表格
(1) 导入(2) 连接（数据下面）(3) 刷新
单元格引用: 按F4 键切换 S(1) 相对引用(2) 绝对引用(3) 混合引用
简单计算
四舍五入-round 函数，roundup 向上舍入，rounddown 向下舍入
条件求和和平均
(1) sumifs 函数，一般直接输入函数，输入一部分按方向键选择，按 tab 键确认。(2) excel 常识，【】里可选，无印一定要(3) *通配符，可以代替任何字符，模糊条件求和(4) excel 只认单元格和自定义名称，其它不认，函数参数必须加“”，还有“”。例如：单元格地址&“,”*&N32&*
条件计数
(1) countifs 多条件计数(2) 自动求和快捷键 alt+=
分拆字串
left, right, mid 函数
找位置
find(区分大小写)/search（不区分）函数
求长度
len 函数
合并字串
单元格&单元格，合并符号&
快速填充 CTRL+E（王者，公式好像不能用）
先写例子，再选中按 CTRL+e，有可能会出现错误，要检查一下。
算自然天数
(1) today（）今天日期，year（日期），month（日期），day（日期）(2) 日期有两种表示形式：/或者-(3) 周岁指从出生到计算时共经历的生日数，DateDif（起始日，结束日，时间类型 YMD）(4) 比如=DateDif（出生日，今天，"Y"）周岁(5) =year（today（））-year（出生日期）算年龄(6) 一般在算退休年龄，工龄等严谨的数字用 datadif 函数(7) 算工作天数：自然天数和工作日，DateDif 函数（"D"）,networkdays 函数（净工作天）(8) =Networkdays（起始日，结束日，假日列表），额外放假在恒定假日列表。(9) 指定休息日函数：networkdays.intl（起始日，结束日，周末，假日列表）
求日期
(1) 自然日截止期：直接加(2) 工作日截止期：workday 函数(3) 单休截止日：workday.intl，倒推就是间隔变成负数。
求星期
(1) weeknum 函数（日期，2）-多少周，weekday，周几(2) text（数字，文本格式），文本格式 aaa 中文简称表示星期，aaaa 中文全称表示星期，记得要加双引号。(3) 快捷键：CTRL+；得到今天日期，now 函数得到当前时间，CTRL+shift+；(4) 函数刷新即可得到最新数据，而快捷键不会更新。
if 函数：if（条件，成立，不成立）
and 和 or
(1) and 函数（条件 1，[条件 2]），都满足才可以。(2) or 函数，有一个满足就可以。(3) 例子：=if（and（条件，，））
if 函数的多条件判断
If（条件，成立，if（条件，成立，不成立））用 if 函数屏蔽错误值
If error（公式，错误的提示）
vlookup 用途-补全信息
(1) 查找规则：关键字作为第一列，从左往右找(2) vlookup（找什么，在哪里找，结果所在列，按什么方式找）
vlookup 函数用途-阶梯匹配
(1) 阶梯表要新增一列，放等级的下限，并从小到大排列。
#N/A 错误（找不到）
(1) 有可能夹杂其他数据，用 trim（字串）把看不见的字符和没用空格删掉，非常好用。(2) 类型可能不一致(3) 要找的东西不存在，可以用 if error 函数，按 F2 进入函数编辑状态。hlookup（）按行查找
很好理解的错误
#######：列宽不够显示数据；日期出现负数的如何调整列宽还是不变。
你都不存在，我怎么找
(1) #DIV/0!除数不能为零，如果还不能解决，用 ferror 美化一下。(2) #REF！表示你公式中用到的单元格被删了。(3) #N/A：找不到(4) #NULL：空，不存在。
你存在了，可是是错的，我能怎么办？
(1) #NAME 名字错误，比如函数名错，单元格名字错，自定义名称错，外来字符没有加“”。(2) #value：值类型错误，比如数字与文本相加等(3) #num：数值错误，比如开根号的值不能为负。错误检查功能，边上的黄色检查按钮。
公式失灵的原因
公式格式必须是常规，选中修改成常规，然后激活公式，按 F2 再按回车。快速修正：选中所有的公式列，按下 CTRL+h，用=替换成=，激活一下公式即可。
不一样的公式失灵了怎么办
显示公式的按钮被打开了，快捷键切换 CTRL+~。
插入函数-通过查看函数参数，来学习长公式。或者公式求值。
表格有三类：打印表（应聘登记表）-好看好填，数据表（人员情况表），展示表（展示柜，人员分布）
死表表格常见类型
(1) 多此一举 ① 滥用合并：数据库不行，要做到实在不花俏，修改公式：定位空值，填上=前一个单元格，按 CTRL+enter。② 多余小计③ 多余分割，可以通过修改边框颜色和粗细来达到分割效果。④ 多余表格，老老实实连仓库，合并表格可以解决。⑤ 多余表头，大标题合并，excel 中默认第一行是标题行，就用表名当大标题就行了。毕竟就是建个仓库，好用就行，美观是展示表要追求的。(2) 萝卜错乱 ① 一列多事，可用分列，快速填充或者是文本函数解决。② 一事多列，比如月份作为单独一列，就老老实实写出常用日期格式。
在数据表的基础上做出展示表，用数据透视表做。
工作表的地方有两个黑色三角，右键点击它们中间，会出现所有工作表，方便跳转。
1.活表体系三张表：参数表，数据表，展示表。2.静态数据做成参数表，参数表可以设置多个表头。前面的都针对数据表。3.数据表要完整唯一。4.参数表的作用，可以做个允许列表，数据验证序列-来源-参数表。其他可以用 vlookup 函数自动带入数据。保护你的数据。数据验证选择快捷键 alt+向下箭头。5.参数表妙用：减少重复输入，节约时间，保护数据。6.展示表在数据表基础上做数据透视图和数据透视表。（日程表和切片器是比较好的）或者组合表格也是很好的。
你的问题是什么
我想做采购分析
你要什么
(1) 历史价格，供应商等等，我要什么-问题刻画。(2) 某段时期的采购均价-商品，日期，单价(3) 历史价格，供应商-供应商，商品，日期，单价。(4) 谁能提供这些数据-采购表要整理成采购清单。（做成数据表）
如何确定数据表
自上而下拆解问题的过程，大致分成三个区域，采购单、供应商、商品。然后细化，相对静止的做成参数表。
如何优化数据
美化的目的是为了方便查看，对同类数据可以在表头上用色块区分。边框，中文可以用微软雅黑 10-11 号字体，英文 Arial
制作展示表
数据透视表加透视图，或者组合图。
制表思路-拆解问题，搭建数据管道的过程。
1.周期报表：先做出日报表，在日期任意一个单元格里，点击数据透视表组合中的分组选择。2.日期可以自动组合，数字也可以。人员结构分析：组选择，太厉害了，格式必须要对。3.右键-值汇总依据，值显示方式：各种百分比，环比分析-差异。4.透视表增加计算列用增加计算字段：分析-字段，项目和计算字段。先选字段，然后在公式中输入你要计算的内容。5.总结：组合功能，计算功能，值显示方式。
透视表的分页功能：日期拖到筛选器里，然后分析-选项，显示报表筛选页，然后可以选择按月分页还是按年。
让单元格不能乱填数据
(1) 数据验证-序列（指向参数表），日期、小数（包括整数），整数。(2) 数据验证只能约束设置之后的数据，之前的数据它管不着，可以用数据-数据验证-解释无效数据功能。
保护单元格不被乱改
(1) 锁定单元格-全选-按 CTRL+1，单元格格式-保护-锁定前面的勾去掉，然后选中你要保护的列，按 CTRL+1，保护-勾选锁定。(2) 按下来配钥匙：审阅-工作表-输入密码即可。(3) 审阅-撤销工作表保护
隐藏工作表
右键隐藏，右键取消隐藏。
保护工作表不被误删
审阅-保护工作簿-结构代表不能动工作表
文件加密
文件-信息-保护工作簿-用密码进行加密，取消只要把密码删除即可。
隐藏公式-单元格格式-隐藏。
页面要怎么设置才好打印
直观调整页边距：视图-页面视图（打印排版）CTRL+滚轮放大缩小。(1) 页面标尺按住拖拉可以调整，十字箭头可以调整行高列宽，双向箭头调整页边距。(2) 打印预览-右下角也可以调整边距，缩放按钮-将所有列调整为一列。(3) 自定义缩放-调整为
怎样分页
视图-分页预览-鼠标放到蓝色线上，变成双向箭头拖动即可。
表格如何显示纸张正中间
页面设置-页边距水平
每页都有表头
页面布局-打印标题-顶端标题行
自定义页面页脚（也可以用预设的）
页面布局-小箭头-页面页脚-自定义（页面布局看效果）
不打印单元格颜色和底纹
页面布局-工作表选项小箭头，把单色打印勾上即可。
如何打印几张工作表
先选中工作表，再按打印预览即可。
打印整个工作簿
打印预览-设置-打印活动工作表下来选择即可。
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