议全流程电子招投标文件归档问题

长期以来，在民事活动中都习惯于“白纸黑字”的形式。在电子招投标活动中，市场主体仍然对电子方式有所怀疑，电子文件真的能够替代纸质文件吗，发生纠纷时真的具有法律效力吗？答案是肯定的。

《电子签名法》的第十四条明确指出“可靠的电子签名与手写签名或盖章具有同等的法律效力”。电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：

1. 电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；

2. 签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；

3. 签署后对电子签名的任何改动能够被发现；

4. 签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

对于电子招投标活动中由电子签名（章）所签署的投标文件、评标报告等等，只要其电子签名能够满足法律规定能被视为可靠的相应条件，就能够与手写签名或盖章产生同等法律约束力。

此外，《电子招投标办法》第二条中规定，“数据电文形式与纸质形式的招标投标活动具有同等法律效力”，《民事诉讼法》第六十三条规定：证据包括电子数据。也就是说，招标投标活动的法律效力并不受其表现形式的影响，数据电文形成的电子文件在诉讼时可以作为证据使用。

在《电子招标投标办法》中，对于电子招标投标活动给出了明确界定，电子招标投标的重要特点之一就是以数据电文形式来完成招投标交易。好处之一就是，能很大程度上将交易参与各方从繁重的纸质文件中解放出来，在线即可完成招、投、开、评、定等全流程招投标交易，电子化的形式既有利于文件的编制，又有利于撤回、修改和递交（传输）。

《电子招投标办法》第六十二条规定，电子招标投标某些环节需要同时使用纸质文件的，应当在招标文件中明确约定；当纸质文件与数据电文不一致时，除招标文件特别约定外，以数据电文为准。这就意味着在电子招标投标交易过程中，纸质文件并不是必须的。

对于政府采购项目来说，《政府采购法实施条例》第四十六条特别指出，“采购文件可以用电子档案保存”。其中采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

但对于工程建设项目招投标项目而言，在住建部发布的《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328 2014）4.2.13 中规定，“归档的建设工程电子文件的内容必须与其纸质档案一致”，即勘察、设计、施工、监理的招投标资料仍然需要纸质档案。这与国家档案局在《关于加强企业信息化建设的意见》（档函[2005]81号）中，“对于保管期限为永久和长期的电子档案，应当同时保存相应的纸质档案并确保两者的一致性”的要求是统一的。

除工程建设项目之外的招投标资料，即企业自愿招标是否必须要纸质归档？国家档案局发布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）第十三条规定，“企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限”，确认了没有纸质文件时可以电子文件归档。

虽然电子招投标能够做到全流程的电子化，使得交易过程中无需再有纸质文件的出现，但很多招标人和招标代理机构仍然困惑于电子招投标结束后数据电文应如何存档。对于这个问题，《电子招投标办法》中仅规定招标投标活动中的数据电文应当进行电子存档，但并未指明具体保存期限与归档方式。

在保存期限上，对于政府采购项目，《政府采购法》中明确规定采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。对于企业招投标项目，在《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中对于建设项目的招投标文件材料所规定的保管期限为永久。而对于其他招投标项目，重要物资的招投标文件材料应保存30年，一般物资的招投标文件材料应保存10年。

在归档方式上，一般分为两种：物理归档和逻辑归档。物理归档是指将应归档的电子文件下载到脱机载体上，向相关方移交的过程。逻辑归档，是指通过计算机网络，在不改变原存储方式和位置的情况下，实现将电子文件的管理权限向相关方移交的过程。

此外，关于电子文件归档的数据类型、存储介质、存储环境、抽样检验、转存、删除和销毁等，在许多地区的规范性文件中有更加具体且严格的要求。招标人或招标代理机构可以根据项目性质确定适用范围，再根据其法律效力以及企业的实际情况来确立合法合规且符合企业需求的电子招投标文件归档办法。

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