用AI做PPT返工3次,我总结出5条提示词

01一、让它先出大纲，别一上来就要成品

我最开始的做法很蠢。把一段项目背景丢过去，说「帮我做一份汇报PPT」。它给我十五页，每页标题都挺像样，导进模板里能看。但那份材料我自己读完都不知道重点在哪。

问题出在我让它同时干两件事：想清楚说什么，和排出来长什么样。它哪件都干不好。

现在我拆成两步。第一步只要大纲，而且要它把每一页「想让听众记住的那句话」单独写出来。

你是帮我做汇报材料的助手。下面是一个项目两个月的进展，我要给客户做阶段汇报，时长二十分钟。

先别做PPT。只输出大纲，按下面的格式： 第X页｜页面标题｜这一页想让听众记住的一句话｜支撑这一句的3条依据

总页数控制在15页以内。开头不要目录页，结尾不要致谢页。 每一页的「想让听众记住的一句话」必须是完整句子，不能是「项目概况」这种词组。 如果某几页可以合并，直接合并，并说明理由。

加「必须是完整句子」这句，是我返工三次换来的。它写「项目概况」，我就会在那一页上堆材料。它写「这两个月我们把接口响应时间从1.8秒压到0.6秒」，这一页该怎么摆，我一眼就知道。

02二、给页数预算，也给每页的字数上限

AI写PPT最容易犯的错是话多。一页塞六条要点，每条二十个字，投到会议室那块屏上，后排谁都不看。

第二步我会把预算写死，页数和字数都写进去。

第二步：把大纲展开成页面内容。

约束： 1. 每页正文不超过4条，每条不超过18个字。超了就拆页或者砍掉。 2. 所有能变成数字的地方都变成数字，把「明显提升」换成「从1.8秒到0.6秒」。 3. 每页标注建议的可视化形式：一句话大字／对比表格／折线图／流程图，四选一。 4. 需要插图表的页面，写出图表要展示的字段名，不要编数据。

第三条和第四条最值钱。它告诉我这一页适合放什么图，我照着去拉真实数据填上就行。

数据必须自己来。AI编的数字放进客户汇报里，是事故。

03三、把听众是谁、坐在哪，写进提示词

同一件事，跟客户讲和跟公司内部讲，说法差得很远。

这条是吃过亏的。有一次我把内部复盘的材料改了个标题就发给客户，里面有一句「前期需求变更导致我们返工较多」。这在内部是实话，发给客户就是自曝家丑。那天老赵把我叫到会议室，问我材料给谁看过。

现在我会把听众信息单独写一段，而且写得很细。

听众设定：客户方三位负责人，其中一位技术出身，会追问细节；另外两位是管理层，只关心进度和风险。会议室投屏，投出来字会变小。

语气：书面、克制。对不确定的事用「目前」「预计」这类词，不要用「完全没问题」这种绝对表述。 立场：这是我们团队自己的汇报。功劳归团队，问题不甩锅。

「会议室投屏，投出来字会变小」这句有用。它照着这句会把每页字数往下压。

04四、给它一张禁忌清单

这一条是返工太多次之后加的。AI有几个改不掉的毛病，你不明说，它每次都犯。

禁忌清单，违反任何一条都要重写： 1. 不写「随着……的不断深入」「在……的大背景下」这类开头。 2. 不用「赋能」「抓手」「闭环」「颗粒度」这类词。 3. 不写三段式排比，不写「不仅……而且……」。 4. 不用感叹号。 5. 每一页不出现超过两个形容词。

第2条和第5条效果最明显。形容词一多，材料就发虚，读的人抓不住东西。

05五、让它坐到最后一排，审自己一遍

这一步是我最近才补上的。内容出完，别自己从头看，让AI换个身份再审。

现在你是坐在会议室最后一排的客户。你只关心三件事：进度到哪了、有什么风险、需要我配合什么。

读一遍上面的材料，回答： 1. 有哪几页你会听不懂或者不耐烦？指出页码和原因。 2. 哪些地方你读完会想问「所以呢」？ 3. 如果只允许保留八页，你会删掉哪几页？

请直接指出问题，不要客套。

第3个问题经常能帮我砍掉四五页。一份材料从二十八页压到十五页，讲的人轻松，听的人也不累。

06还有一件比提示词更重要的事

五条写完，剩下的活还是自己的：数据自己核，结论自己拍。

我现在的分工是，AI出结构、出措辞、出可视化建议；我填真实数据，判断哪句话能对客户说，哪句话只能留在内部。

这么分工以后，一份二十分钟的汇报材料，从接到通知到交付，时间大概压在两个小时以内。其中AI跑三轮占二十分钟，剩下的是我在核数和改口径。

上周一那场汇报，材料过了。第八页客户问的那个问题，我们也答上了。散会后老赵在电梯里说了句：这次材料清楚。

就这一句。

想问一下：你做汇报PPT，最花时间的是哪一步？是大纲、是找数据、还是最后那几页的措辞。

评论区说说，我一条条回。