上季度的 PPT 换新数据,我让 WorkBuddy 二十分钟做完了

季度复盘的前一天晚上，我把上个季度的 PPT 复制了一份。

四十多页。我要做的事听起来很简单：把里面的数字换成这个季度的。

第一页是开场，不用动。第二页开始是各项指标，我找到数据源，一个个贴进去。到第十页的时候我发现，第三页那个柱状图的值换了，但旁边那句"本季度保持增长"还在原地，而这个季度其实是跌的。

那一刻我意识到，四十页里有数字的地方大概三十多处，但依赖数据写出来的结论起码还有十几处。

数字和结论是两回事。

后来我把整个活交给 WorkBuddy 了。下面是现在的做法。

01换数据的麻烦不在粘贴

大部分人（包括以前的我）理解这件事是替换动作。找到旧数字，换成新数字，完事了。

但一份汇报材料真正值钱的地方，是那些建立在数字之上的判断。

增长率这个季度是负的，页面上写"延续增长态势"，这已经不算没改干净了，那是一句错误的结论。这种东西发出去，看的人只会觉得你没看数据就在汇报。

所以这件事应该拆成两部分做：更新数据，以及重新检查所有依赖数据的表述。

第二部分以前是我自己通读一遍发现的。四十页读一遍要二十分钟，读到后面注意力开始飘，偏偏通常错误在后面。

第二部分的活我也交给 WorkBuddy 了。

02让它先列一份清单

我现在的做法是先不动手。

把新数据和旧的 pptx 都给它，让它先做一份清单，把这份材料里所有跟数据有关的地方列出来。具体是这么说的：

这份清单出来有三十多条。

最有价值的是第 3 类。它把"持续增长""稳中有进""较去年同期翻倍"这类话全挑出来了，一共十一处。

这些是我自己通读时最容易跳过去的，因为它们看起来不像数据。

WorkBuddy 在这里的作用是它能逐页读 pptx 的结构。它知道哪一页有什么文本框、哪个是图表对象、图表引用了什么数据。这部分如果要我做，得靠眼睛扫。

03换这一步的指令

清单确认完之后，才让它动手。我一般是这样写的：

第 3 条里那句"每条改了什么，列给我看"，是我第一次忘了写之后补上的。

第 6 条也不用解释，覆盖原文件这事一旦发生，连回头的路都没有。

我给 WorkBuddy 的文件都单独放一个文件夹，输出另存新文件名，从来不让它动原件。

04第一次翻车的就是这里

第一次我没写那条"列给我看"。

它很快跑完了，我打开一看，图表和数据都对。

然后我翻到第十二页，讲某个产品线的。页面上写着"该业务连续两个季度增长"，实际 Q4 是下滑的。

它把数字换了，图表换了，但那句结论没动。

我当时如果没抽查就直接拿去汇报了。那页放在第十二页，汇报的时候不会有人当场质疑，但会有人记在心里。

后来我把那句话加上，它现在的做法是：把所有被它改动的结论性文字单独列一张表，原话是什么、改成了什么、依据是哪个数。

一共有七处被它标出来要求我确认，其中两处我觉得它改得太生硬，自己重写的。

这个"要求确认"的动作才是关键。WorkBuddy 替不了你判断对错，它只把需要你判断的地方挑出来。

05图表要保留原来的样子

这点我要单独说，因为它很容易做砸。

第一次跑的时候我没强调，它把所有的柱状图重新生成了一遍。数据是新的，但配色变成了默认的蓝，字体也变了，跟整份材料的调性不一致。四十页里有九张图，我要一张张改回去。

后来我会明确写上"保留原有的图表类型、配色和样式，不要重做图表"。

它能做到。本质上就够了：图表的底层结构和数据是分离的，换数据的时候完全可以不动外观。

但你要说。不说 WorkBuddy 就按自己的默认走了。

06交付前我自己查三件事

现在东西出来之后，我还会自己过一遍，但只需要查三件事。

第一件，看它给的那张"改了什么"的表，重点看结论类。数据算错的概率不高，结论判错的代价最大。

第二件，翻一遍所有页面的大标题。标题通常是最大的字，也是最容易留着旧判断的地方。

第三件，搜一下季度词。搜索框里查"Q3""上季度""去年同期"，能捞出来一批藏在角落里的旧标记。

这三件事加起来不到五分钟。以前我通读四十页要二十分钟，还不一定查得全。

这一步 WorkBuddy 帮不上。哪些结论能信，得自己拿主意。

07这个用法还有个附带的好处

做完两三个季度之后我发现一件事。

因为每季度的复盘都是让 WorkBuddy 从上季度的文件改出来的，格式是一贯的。同一个指标永远在同一页、同样的位置、同样的图表类型。

这件事对看的人是有价值的。领导翻到第五页就自动知道这里看什么，不用重新适应。

以前手工改的时候，我是顺手就改了，有时候多插一页有时候删一页，季度之间的口径其实在悄悄漂移。

现在这份材料变成了一个容器，每季度的差别只在内容。

这个变化我没设计过，属于这种工作方式顺带的效果。

08还没搞定的地方

有一件事我一直没解决。

我们汇报材料里有些页压根没有数据支撑，写的就是定性描述，比如"本季度重点推进了以下几件事"这种。

这种页的内容每个季度都要重写，WorkBuddy 写不出来，它不知道我这个季度具体干了什么。

我现在的办法是自己在那儿先写一段流水账丢给它，让它帮我整理成要点。

能用，但这一步的收益远不如换数据那部分。

另外还有个没验证过的：如果某一页的图表类型要改（比如原来柱状图现在想改成折线），我不知道它会不会把这个当成"更新"还是"重做"。

这个我没试，因为暂时用不上。