普通职场人的AI方案工作流 · 第2篇

ChatGPT做PPT为什么总像“需求文档扩写”？我改了8版才弄明白

从整份生成到逐页修改，我才弄清楚怎样把需求文档变成一份能向客户汇报的方案PPT

📌 今天这篇，帮你搞清楚3件事：

1. 为什么用需求文档生成PPT，结果容易变成需求扩写

2. 为什么补充背景后，AI仍然会在内容详略和事实边界上跑偏

3. 怎样从整篇生成，逐步改成按章节、按单页和AI协作

01第一版的问题：ChatGPT只是在围绕需求写内容

现在回头看，第一版出现偏差并不奇怪。因为我给ChatGPT的核心材料只有需求文档，再补充汇报对象和讨论主题。

需求文档能告诉它“项目里有什么”，却不一定能告诉它“这次汇报为什么这样讲”。哪些内容先说、哪些问题重点解释、客户最关心什么，我当时都没有交代充分。它最容易做的，就是把功能换一种说法，再排成几页看起来像方案的内容。

这份内容用于内部整理没有问题，但直接拿去汇报，就经不起进一步追问。它能回答“准备做什么”，却不一定说得清“为什么这样组织、客户为什么要关注这一页”。

我后来意识到：让ChatGPT整理需求文档，和让ChatGPT整理汇报逻辑，是两件不同的事。

02补了客户背景，内容开始接近我的思路

第二阶段，我没有马上纠结某一句话，而是先补充之前和客户交流的背景、客户比较关心的点，以及整份材料的大体框架。

这次生成的内容明显好了一些。至少不再只是机械重复需求，章节顺序和内容方向也开始贴近我的逻辑。

但新的问题又出现了：内容颗粒度不合适，也就是每一页应该讲多细，ChatGPT没有把握好。

有的地方只写了一个大概判断，放到汇报PPT里显得很空；有的地方又展开太多，像在写说明文。哪些内容应该是一页结论，哪些需要拆成流程或核算逻辑，都需要我进一步说明。

方向相近，不代表已经能用。一份方案PPT是否顺手，很大程度上取决于内容详略和每页信息量是否合适。

03继续细化后，AI又开始自己补充事实

为了让内容更具体，我继续和AI沟通展开程度。比如，我提供项目的一些基础情况，让它根据这些特点整理可能存在的痛点。

问题是，AI并不总能守住“根据现有信息合理整理”这条边界。它会捕捉到一点线索，再顺着常见项目经验往下补。

最后写出来的内容看上去更具体、更有冲击力，却增加了一些和项目实际情况不符的信息，部分表达甚至被夸大了。

这种错误比内容空更麻烦。空的内容一眼能看出来，不符合实际但写得很顺的内容，反而容易混进正式材料。

所以后面每次调整，我都会重新区分三类内容：客户明确说过的、现有材料能够支持的，以及AI根据经验推测的。第三类如果没有验证，就不能当成项目事实。

⚠️ 三类信息要分开处理

客户明确说过的：可以作为项目事实。

现有材料能够支持的：可以整理，但要核验表述。

AI根据经验推测的：统一标注为【待确认】。

04这8版，不是把整份PPT重做了8次

大约8版的修改，不是每一版都推倒重来，而是逐渐从整份材料缩小到具体章节和单页。

真正有用的变化，不是提示词越来越长，而是每轮只解决一个更具体的问题。这也是我后来最想保留的一条经验。

05按章节修改，是方案开始变得能用的转折点

整份PPT的框架基本稳定后，我开始针对具体章节调整。比如面向业主使用的章节，重点是从业主视角检查内容顺序和理解难度，而不是继续增加功能介绍。

再比如投入产出比核算章节，AI可以协助整理展示结构和计算关系，但相关数据、假设条件及表达边界必须由我核对。材料里没有的信息，不能让AI为了补齐页面自行填写。

这两个章节的问题并不相同。面向业主的内容要先让使用者看懂，核算章节则要把数据来源、计算关系和待确认条件交代清楚，不能用同一套模板处理。

调整单页时，我会明确告诉ChatGPT：这一页讲给谁、只保留什么结论、哪些文字要删，以及希望采用什么排版方式。有时还会让它先给两种表达或版式方向，我判断后再继续细化。任务边界清楚后，内容才逐渐稳定。

06哪些事情交给AI，哪些必须由我判断

ChatGPT适合整理资料、重组框架、提供表达方案和页面排版建议，尤其适合边界清楚、可以反复修改的小任务。

客户真实关心什么、项目痛点是否成立、投入产出的数据和假设是否合理，必须由我核验。最终约13页的汇报PPT里，我人工修改了术语、逻辑、内容和排版，也删除了不符合实际的信息。

客户认可方案后，还要继续向更高一级领导汇报。因此，材料不仅要让我讲得通，也要让客户能够理解、转述和继续使用。

07我现在会先让ChatGPT确认边界，再开始写PPT

现在再让ChatGPT协助做方案PPT，我不会一开始就要求它输出完整页数，而是先确认事实边界和内容详略。

框架确认后再逐章展开，章节稳定后再改单页。这样每一轮只解决一个问题，也能减少ChatGPT前后改乱。

💡 这次8版修改带给我的三个结论

一句话结论：AI做PPT容易空和偏，通常是任务范围太大、事实边界太松、内容详略没有对齐。

我的建议：先改框架，再改章节，最后改单页。

风险提醒：没有材料支持的痛点、数据和判断，一律标为【待确认】。

写在最后

这8版真正解决的，是把一份需求文档扩写稿，逐步改成逻辑、内容详略和事实边界都更适合客户汇报的方案。

下一篇我会继续拆：为什么在PPT之外，我又做了业主端和物业端两套可点击Demo，以及Codex第一版为什么只有首页能用。

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