为什么很多Excel用户都升级到Access办公了
- 2026-11-03 09:33:33
Excel以其上手容易、数据管理方便直观、与国产WPS兼容好等诸多优点赢得大量用户群。
因此很多用户在使用过程中，不知不觉把Excel当成了数据存储、数据管理的工具。但是，随着Excel工作表的增多、数据量的增大、表之间的关系变得越来越混乱、效率变得低下，毫不夸张地说，这时Excel逐渐成了他们的恶梦。
在这种情形之下，Access就成了部分用户的福音。为什么这样说呢？
首选，Access如果单作为数据库使用，可存储的数据量要比Excel大得式，存储量只受到文件大小的影响。2024版之前单文件可存储2GB，2024版及以后可存储到4GB。
Access的另一个功能，作为数据管理工具，它自带前端设计功能，可完全把表隐藏起来，只通过窗体与用户交互，数据和前端交互界面可完全分开。Access原生支持SQL语句，让数据的处理（增加、删除、修改、复杂查询）变得更强大、速度更快。Access原生支持报表设计，自带DAO数据处理引擎、与VBA高度融合，满足用户的实际操作需求。
数据管理，Access有比Excel强大的先天优势：
一、Access除了拥有数据库的存储功能，自带前端设计功能（窗体、SQL语句、报表、VBA操控），数据与前端界面可融入在一个Access文件中，也可以在设计完成后一键拆分开；
不借助其他工具，仅使用Access就能开发出一套完整的应用系统。
二、Access具备多用户并发（同时）操作的特点，多个用户可同时读写后端的数据；尤其在局域网中能发挥更大作用；
可为不同的用户设计不同的前端界面和操控代码，共同读取后端的原始数据，写入新数据。
三、Access原生支持SQL语句，自带查询设计器，让SQL语句设计更高效；
使用SQL语句（Access的查询基础），对数据的读写速度要远超VBA编程，特别适合数据的批量操作。Access近一年多来，不断地更新SQL语句编辑器，再借助独一无二的查询设计器，让SQL语句的阅读和编写变得更轻松了。
四、Access自带窗体（与用户的交互窗口），可绑定数据，非常轻松地完成数据的增加、删除、修改和查询等操作；
Access的窗体就是为数据管理而设计的，所以它自带多种数据管理的功能。能实现在不编程的前提下，完成数据的增删改查任务；
五、Access具有报表设计模块，可以查阅、筛选、打印、导出各种通用报表；
报表模块也是Access的一大特色，相同的数据可通过不同的报表模板、或者后端VBA的助力，生成与输出各种真正意义上的报表；
六、Access数据更严谨、更规范，移植数据更容易；
对数据类型的严控，让Access的数据存储变得很规矩，进而在读写流程更顺畅，保证数据的准确；
七、独有DAO数据处理模块，风格与VBA更统一，容易学习和使用，支持事务管理，保证数据始终同步；
DAO数据引擎能高效完成用VBA代码完成数据的增删改查等多项更加复杂的操作，而且语法和使用与vba对象保持高度一致，更容易阅读和编写；
八、可轻松设计用户类别，精准分配操作权限；
可实现多用户管理，为用户设置登录界面、设置操控权限，记录关键操作内容，便于分清职责和责任；
九、数据的存储和后端代码比Excel更安全，编译后的Access文件可完全隐藏应用的逻辑代码，极难被破解。
在Access的使用场景中，经常会遇到这样的一个搭配：Access+SQL Server。即前端界面与操控使用Access设计，后端数据存储使用SQL Server数据库。这就说明使用Access主要就是使用它的窗体、查询、报表等前端应用，这也是Access能经历30多年依然不倒的原因。
从现在Access的每月更新中也能看到，对VBA的更新几乎没有，更多地会集中在SQL设计、窗体和控件上，这方面的设计能力是在不断变强的。
随着Python的普及和AI编程能力的增强，使用Python操控Excel也是一种选择，或者有人喜欢使用Excel中的Power Query来整理和加工数据，但如果数据量很大（如记录达到百万条）和工作表太多，想要进一步提升效率、增强与使用人的交互能力，就可以试一试Access。
也就说，如果你没有移动端的需求、更注重单机或局域网多用户应用，如果你想改变Excel管理数据的缺陷，而且也有一定的学习能力（VBA算是比较简单易学的编程工具了，有了AI帮助，普通办公人员掌握VBA基础就能顺利上手），眼下使用Access替代Excel是一种非常好的选择。
Access零基础课程
系统学习Access可在浏览器中访问：iAccess.top
END
