从Excel到无代码:传统商贸企业使用云表平台实现效率翻倍

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何工寄语：

希望更多的有缘人，通过学习云表，掌握职场硬技能（还可以考取云表系列的工信部教考中心的职业技术证书），以后不仅可以升职加薪、得到重用，更重要的是在前方的路上，总是能遇见更好的自己！

一、场景痛点：合同找不到、提成算不准、发票对不上

北京某商贸有限公司经营品类涵盖针纺织品、电子产品、家用电器、服装鞋帽、办公用品、母婴用品、儿童玩具等数十个品类，商品种类繁多，供应商数量庞大，销售人员众多。

在系统上线之前，公司管理面临以下突出问题：

1. 合同管理混乱，无协议付款风险高

公司的合同协议分散在各业务人员手中，有的存在电脑文件夹里，有的打印出来放在文件柜中，有的甚至只在微信里传过一份扫描件。

想找一份合同，往往要问遍好几个部门、翻遍多个文件夹。更严重的是，采购或付款时无法快速判断该供应商是否有有效协议、协议是否已到期。

曾出现过向协议已到期的供应商继续采购付款的情况，给公司带来了经营风险。

2. 提成核算全靠手工，财务月底加班成常态

公司销售人员众多，提成机制涉及多个考核维度：销售额完成率、回款进度、不同品类产品的提成系数差异、季度冲刺奖励等。

之前全部依赖Excel手工计算，财务人员每月月底要花3-5天时间收集数据、核对业绩、套用公式计算提成。

一旦某位销售对结果有异议，又要翻出原始数据重新核对，耗时费力且容易引发矛盾。

3. 发票进销项对不上，税务风险暗藏

随着税务管理越来越严格，发票合规性成为企业必须重视的问题。

公司进项发票（采购收到）和销项发票（销售开出）之前没有统一的管理工具，财务人员需要翻账本、翻发票、翻Excel表格才能搞清楚“哪些发票已经开出、哪些发票可以开、哪些进项票还没收到”。进销项不一致的情况时有发生，存在较大的财务风险。

4. 协议到期无人提醒，续签滞后影响业务

供应商协议、客户合同都有固定的有效期。

之前靠人工记忆或Excel登记到期日，业务繁忙时很容易忽略。协议到期后没有及时续签，导致后续采购或付款时才发现问题，既影响业务正常开展，又给法务和财务带来额外的工作负担。

面对这些问题，公司管理层决定上一套内部管理系统。

团队只懂业务不懂开发，在对比了多个平台后，最终选择了云表无代码开发平台，自主搭建了覆盖行政人事、销售管理、提成机制、合同管理、发票管理等功能的内部管理系统。

二、方案简介：从Excel多头管理到合同、提成、发票一体化

该公司依托云表平台，经过一年时间的开发，自主搭建了覆盖合同管理、提成核算、发票管理、行政人事、销售管理等核心业务的内部管理系统。系统实现了“合同协议集中管、提成奖励一键算、发票进销项联动、到期续签自动提醒”。

系统上线前后关键指标对比如下：

三、方案亮点：三大核心能力，让管理“有据可查、有规可循”

1. 合同管理：无协议不准付款，到期自动提醒

系统建立了统一的合同协议台账，所有供应商协议、客户合同全部录入系统集中管理。

采购或付款申请时，系统自动校验该供应商是否有有效协议——无协议或协议已到期的，系统禁止发起采购或付款流程，从源头上规避了经营风险。

同时，系统内置消息推送功能，协议到期前自动提醒相关负责人及时续签，避免因疏忽导致的业务中断。

2. 提成核算：一键查询业绩，自动计算奖励

系统将销售任务指标、实际完成情况、提成计算规则全部内置。

管理人员选择时间段和员工后，系统自动调取该员工在指定阶段的任务指标达成情况，并按照预设的提成规则自动计算奖励金额。

财务人员不再需要手工收集数据、逐条核对、套用公式，省去了大量的人工操作，提成核算从几天压缩到半小时以内。

3. 发票管理：进销项库存式管理，财务风险可控

系统对发票采用“一进一出”的库存式管理模式。进项发票入库登记，销项发票出库登记，系统实时显示当前可开票数量和不可开票情况。

财务人员不再需要翻账本、翻发票、翻表格，打开系统即可清楚查到哪些发票已经开出、哪些发票还可以开、哪些进项票尚未收到。进销项保持一致，有效规避了税务风险。

四、产品功能介绍：三大核心模块，覆盖经营管理关键环节

（一）合同及付款管理

• 合同登记管理
  统一录入和维护所有供应商协议、客户合同的基本信息，包括合同编号、签约方、合同金额、有效期、付款条款、附件等。支持按供应商、按到期日、按合同状态等多维度查询。
• 付款风险控制
  采购申请或付款申请时，系统自动校验对应供应商是否有有效协议。无协议或协议已到期的，系统禁止提交申请并给出提示，从流程上规避经营风险。
• 到期提醒
  系统内置消息推送功能，协议到期前（可自定义提前天数）自动向相关负责人发送提醒消息，确保及时续签。
• 快速查找
  支持按合同编号、供应商名称、关键字等多种方式快速检索合同，10秒内即可定位目标合同。

（合同管理）

（付款申请）

（采购开单）

（二）提成奖励核算

• 任务指标管理
  按员工、按时间段（月度/季度/年度）设定销售任务指标，包括销售额目标、回款目标、不同品类产品的考核权重等。
• 业绩自动汇总
  系统自动从销售订单中提取每位员工的业绩数据，实时更新完成进度。
• 一键核算
  管理人员选择员工和时间段后，系统自动调取该员工的任务指标达成情况，并按照预设的提成规则（阶梯提成、品类系数、回款系数等）自动计算奖励金额。
• 结果查询与导出
  员工可查看自己的提成明细，财务人员可导出提成汇总表用于工资发放，减少争议。

（往来核算）

（往来核算）

（提成奖励核算）

（提成奖励方案）

（三）发票管理

• 进项发票登记
  记录采购收到的每一张进项发票，包括发票代码、发票号码、开票日期、金额、税额、对应供应商等，形成进项发票库存。
• 销项发票登记
  记录销售开出的每一张销项发票，与销售订单关联，形成销项发票出库记录。
• 进销项库存管理
  系统采用“一进一出”的库存式管理模式，实时显示当前可用进项票额度、已开出销项票情况、可开票余额等。
• 风险预警
  当进销项差异超出设定阈值时，系统自动提醒财务人员核查，避免税务风险。
• 快速查询
  支持按发票号码、开票日期、客户/供应商名称等条件快速查询发票状态，无需翻账本翻发票。

（货物库存）

（进项发票）

（销项发票出库单）

（四）其他功能

• 行政人事
  员工信息管理、考勤记录、请假审批等基础人事功能。
• 销售管理
  销售订单登记、客户信息维护、销售业绩统计等。
  

五、小结

北京某商贸有限公司依托云表平台自主搭建的内部管理系统，成功解决了“合同查找效率低、无协议付款风险高、提成核算耗时费力、发票进销项对不上、协议到期无人提醒”等一系列痛点。

• 系统上线后，合同查找从10-30分钟缩短到10秒以内；
• 无协议付款风险降至零；
• 月度提成核算从3-5个工作日压缩到半小时以内；
• 发票进销项核对从2-3小时缩短到即时查询；
• 协议到期续签不再遗漏；
• 财务人员月底加班从常态变为例外。

这套系统的核心价值在于：它不是一套“买来即用”的标准化软件，而是一套“与公司业务深度匹配”的定制化管理平台。

一个只懂业务不懂开发的团队，借助云表无代码平台，经过一年的自主开发，成功搭建了覆盖合同、提成、发票、人事、销售等核心业务的完整管理系统。

对于同样面临“Excel管理吃力、市面软件不适用、团队无开发能力”的商贸流通企业而言，这是一个真实、可复制的参考范本。

所以，如果你也在被Excel或者某些僵化的流程困扰，真心建议你去了解下云表平台。

它不需要你是程序员，只要你最懂你自己的业务，就能亲手打造一个趁手的“智能助手”。

这感觉，就像给自己的工作效率插上了翅膀，真的太棒了！